Desde mayo de 2019, el registro horario de la jornada laboral es una obligación legal para todas las empresas en España, con independencia de su tamaño, sector o número de trabajadores. Esta medida, incorporada mediante el Real Decreto-ley 8/2019, tiene como objetivo combatir la precariedad laboral y garantizar el cumplimiento efectivo del tiempo de trabajo.
En Ávalos Asesores, asesoría laboral en Torrent (Valencia), te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el control horario en 2025, incluyendo las últimas novedades legislativas, excepciones, métodos válidos y las consecuencias de su incumplimiento. Un tema que ha cobrado especial relevancia con la reducción progresiva de la jornada laboral a 37,5 horas semanales.
¿Qué es el control horario?
El control horario es un sistema que permite registrar de forma diaria y documentada las horas de entrada y salida de cada trabajador, así como su jornada efectiva. Su finalidad no es solo organizativa, sino también jurídica y fiscal, ya que proporciona pruebas en caso de inspección o conflicto.
Según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, toda empresa debe:
- Garantizar el registro diario de jornada.
- Incluir el horario concreto de inicio y finalización.
- Respetar la flexibilidad horaria pactada o reconocida legalmente.
¿Quiénes están obligados a fichar?
Todos los trabajadores por cuenta ajena deben registrar su jornada. Esto incluye:
- Contratos a tiempo completo o parcial.
- Modalidades presenciales, teletrabajo o trabajo híbrido.
- Empresas de todos los sectores, incluso las muy pequeñas.
Excepciones al registro horario
Existen ciertos casos en los que no es obligatorio fichar, aunque deben estar debidamente justificados:
- Régimen de libre disponibilidad pactado en contrato.
- Relaciones laborales especiales, como:
- Personal de alta dirección.
- Empleadas del hogar familiar.
- Penados en instituciones penitenciarias.
- Deportistas profesionales.
- Artistas y técnicos vinculados a espectáculos.
- Trabajadores con discapacidad en centros especiales.
- Menores en centros de reforma.
- Estudiantes residentes en formación sanitaria.
- Abogados de despachos profesionales.
- Cualquier relación laboral declarada expresamente especial.
Además, ciertos sectores como el transporte por carretera, marina mercante o ferrocarril transfronterizo, así como socios de cooperativas, tienen regímenes particulares.
¿Cómo debe realizarse el registro horario?
Aunque no existe un formato oficial, el registro debe cumplir los siguientes requisitos:
✅ Incluir hora exacta de entrada y salida.
✅ Conservarse durante al menos 4 años.
✅ Estar a disposición de:
- Personas trabajadoras.
- Representantes legales.
- Inspección de Trabajo.
Además, es imprescindible que el sistema garantice:
- Claridad y precisión.
- Control efectivo también en el teletrabajo.
- Respeto de los descansos legales: mínimo 12 horas entre jornadas y día y medio semanal.
Métodos válidos e inválidos para fichar
❌ Métodos no válidos
- Registros en papel o plantillas manuales.
- Tarjetas de cartón, firmas a mano o métodos analógicos.
- Sistemas biométricos como huellas, rostro o retina, salvo que no exista alternativa. La AEPD los considera invasivos y contrarios al principio de minimización de datos personales.
✅ Métodos válidos
- Sistemas digitales, accesibles, seguros y actualizables.
- Aplicaciones móviles, software de gestión, herramientas en la nube.
- Programas que permitan el control remoto de la jornada por parte de la Inspección.
En 2025, la normativa refuerza la exigencia de que todos los registros horarios sean digitales.
¿Y las pausas deben registrarse?
Sí. Las pausas también forman parte del registro horario. Aunque la normativa permite cierta flexibilidad, la recomendación del Ministerio de Trabajo es clara: reflejar pausas y descansos en el sistema de registro, especialmente si se descuentan del tiempo de trabajo efectivo.
¿Qué ocurre si no se registra la jornada correctamente?
No llevar el registro horario o hacerlo de forma incorrecta supone una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
- Las multas actuales oscilan entre 751 € y 7.500 €.
- En 2025, con la reducción oficial de la jornada laboral, se espera una actualización del sistema sancionador, con multas que podrán superar los 10.000 € por incumplimiento.
Además, si no se puede acreditar la jornada parcial, el contrato se presumirá como jornada completa, lo que puede suponer un gran coste para la empresa.
Novedades para 2025: Obligaciones adicionales para las empresas
En el contexto de la futura reducción de jornada a 37,5 horas semanales, el Gobierno ha anunciado nuevas medidas legislativas que afectan directamente al control horario:
1. Entrega de recibo con horas extra
Las empresas deberán entregar a cada trabajador un recibo detallado de sus horas extra, incluyendo:
- Día a día de las horas trabajadas fuera del horario habitual.
- Información suficiente para calcular el pago correspondiente.
- Una copia para cada persona trabajadora, que servirá de respaldo legal.
2. Control horario digital obligatorio
El nuevo modelo prioriza el uso de sistemas digitales conectados, accesibles por Inspección de Trabajo en remoto, lo que implica:
- Abandono definitivo del registro en papel.
- Mayor transparencia y trazabilidad.
- Detección automática de excesos de jornada y fraude laboral.
Nuevas obligaciones para empleadores del hogar
El Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha determinado que los empleadores del sector doméstico también deben implementar un sistema de control horario, lo que garantiza:
- Cómputo real de horas trabajadas.
- Derechos en caso de reclamaciones o despido.
Una medida que busca equiparar derechos entre todos los trabajadores, independientemente del sector.
Más inspecciones y más sanciones: la tendencia de 2025
La Inspección de Trabajo ha multiplicado las actuaciones en este ámbito desde 2023, y el ritmo continúa en 2025. Según datos oficiales:
- Más de 35.000 inspecciones en 2024 relacionadas con el registro horario.
- Un incremento del 45% de infracciones detectadas.
- La mayoría por ausencia o ineficacia del sistema de control.
Por ello, contar con un sistema fiable y legalmente válido ya no es una opción: es una obligación ineludible.
En Ávalos Asesores te ayudamos a cumplir con la normativa de control horario
¿Sabías que una sanción por no registrar bien la jornada puede salirte más cara que el propio sistema? En Ávalos Asesores, asesoría en Torrent (Valencia), ayudamos a empresas y autónomos a:
✅ Implementar sistemas de registro horario digitales válidos.
✅ Adaptar el control a modalidades híbridas o remotas.
✅ Evitar errores legales y sanciones.
✅ Mantener la documentación exigida para auditorías o inspecciones.
Nos ocupamos de que cumplas con total garantía y tranquilidad, desde el alta inicial hasta la gestión integral del personal.
📍 Si tienes dudas sobre la ley del control horario o necesitas ayuda para cumplir con las nuevas exigencias de 2025, contacta con Ávalos Asesores.
¡Te ayudamos a evitar sanciones y a cuidar de tus trabajadores cumpliendo la ley!